履歴書を郵送する時のマナーとは。歯科衛生士免許のコピーはどう送る？
歯科医院によっては、面接前に履歴書の郵送が必要な場合があります。
場合によっては歯科衛生士免許のコピーも同封する必要があり、どのように送ればいいか迷ってしまうこともあるでしょう。
今回は、応募書類を郵送する時のマナーを見ていきましょう。
履歴書を郵送する時のマナー
まずは、履歴書を郵送する時の基本的なマナーです。
送付状は忘れずに添付する
ビジネス書類のマナーとして、送付状は欠かさず添付します。
ネット上にあるフリーテンプレートをアレンジするのもよいですし、自宅にパソコンや印刷環境がない場合は、手書きでも構わないので作成しましょう。
送付状とは、送り先に対して簡単な挨拶を伝えると共に同封している書類の枚数を示すためのものです。
これが同封されていないと、履歴書だけ送ったのか職務経歴書もつけてくれたのかが分からくなってしまいます。
クリアファイルに入れて発送する
履歴書は、クリアファイルに挟んだ状態で封筒に入れます。
折れや曲がりを防ぎ、郵送時の雨濡れにも対処できます。
自宅にあるもので十分ですが、他社のロゴが入っている宣材用クリアファイルや、キャラクターもの、オマケでいただいた柄物などは避け、透明もしくはワンカラーのシンプルなものを選択しましょう。
封筒に添え書きをする
封筒には、添え書きをしましょう。
先方の住所を書く表面に、赤字で「履歴書在中」もしくは「応募書類在中」と書き、四角枠で囲いましょう。
複数の郵便物の中でも特に目を引きやすくなり、履歴書が入っていることが一目で分かりますので、早めに確認してくれる効果が期待できます。
意外と見落としやすいポイントを再確認！
履歴書の準備が整ったら、封をする前に全体をザッと見直します。
誤字や脱字がないか、フリガナを忘れていないか、証明写真を貼っているか、提出日が書かれているかなど、再度チェックしましょう。
また、念のため履歴書のコピーを取っておくのも効果的です。
複数の歯科医院の選考を同時に受ける場合、どの歯科医院にどんな履歴書を出したのか、どんな志望動機を書いて送ったのか分からなくなってしまうことも考えられます。
自分のメモ用として1部コピーしておけば、このような焦りを防げます。
歯科衛生士免許のコピーを送る時は
歯科衛生士免許や認定資格証も同封してほしいと言われた時には、以下のポイントを押さえておきましょう。
基本的には白黒コピーでOK
歯科衛生士免許をコピーする場合、先方から特に指定がなければ白黒で構いません。
スレや汚れがあり読み取りにくい箇所がないかコピー後に確認した上で同封しましょう。
なるべく履歴書のサイズに揃える
なるべく、履歴書や職務経歴書と同じサイズに揃えてコピーします。
履歴書がA4サイズであれば免許のコピーもA4に、履歴書がB5サイズであれば免許のコピーもB5にします。
書類サイズが異なることで読みづらくなってしまうことを防ぎ、先方の書類整理もやりやすくなるでしょう。小さなことですが、少し配慮してみましょう。
封筒の外に透けないよう注意！
「免許が入っている」ということが封筒の外から分かってしまうことがないよう、透けがないか確認します。履歴書や職務経歴書も十分重要な個人情報ですが、免許証や資格証は特に重要な書類です。
クリアファイルに入れる、三つ折りにして長3封筒に入れて同封する、二重封筒を使用するなど、対策を練りましょう。
まとめ
面接前に履歴書や歯科衛生士免許のコピーを求められた場合、書類の用意のみならず封筒や発送の手続きにも迷うポイントが多いものです。
基本的なマナーを押さえ、自分が想像したとおりに面接の予約を取ってもらえるよう動きましょう。
面接時には、「先日は書類を確認いただきありがとうございました」の一言を添えると、より丁寧な印象になります。